Trong công ty cổ phần với đặc thù quy mô lớn về số lượng các cổ đông nên việc quản lý và điều hành khá phức tạp, bên cạnh diễn ra việc phân hóa nhiều nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích. Chính vì vậy, pháp luật doanh nghiệp đã xây dựng chế định về Ban kiểm soát trong công ty cổ phần nhằm mục đích kiểm soát nội bộ các hoạt động quản lý, điều hành, để đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh và quản trị nội bộ của công ty, đảm bảo sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp của công ty cổ phần.
Vậy, Ban kiểm soát trong công ty cổ phần có những nhiệm vụ và quyền hạn gì đối với việc điều hành quản lý của công ty cổ phần theo Luật doanh nghiệp 2020 đang có hiệu lực thi hành? Luật Đỉnh Phong sẽ cùng quý bạn đọc tìm hiểu về vấn đề này.
- Cơ cấu Ban kiểm soát
Với chức năng như một “cơ quan tư pháp” trong một “nhà nước thu nhỏ”, để có thể giám sát Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, Ban kiểm soát cần phải độc lập về việc thành lập và hoạt động:
Theo quy định tại Điều 168 Luật doanh nghiệp năm 2020, Ban kiểm soát của công ty cổ phần được thành lập với cơ cấu như sau:
- a) Về số lượng thành viên: 03 đến 05 Kiểm soát viên (Trong đó có 01 Trưởng Ban Kiểm soát + các Kiểm soát viên)
- b) Về cơ cấu tổ chức:
+ Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số.
+ Về điều kiện của Trưởng Ban kiểm soát: Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.
+ Ban kiểm soát của công ty cổ phần luôn phải đảm bảo điều kiện có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam trong mọi trường hợp.
- c) Về nhiệm kỳ của Kiểm soát viên:
+ Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát là không quá 05 năm và có thể bầu lại với số nhiệm kỳ không kỳ hạn.
+Đối với trường hợp Kiểm soát viên đã kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên của nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì theo quy định, Kiểm soát viên cũ sẽ vấn được quyền tiếp tục giữ vai trò cho đến khi Kiểm soát viên của nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.
- Về tiêu chuẩn, vai trò, quyền hạn, chức năng nhiệm vụ Ban kiểm soát
- a) Tiêu chuẩn KSV (Đ 169 LDN 2020):
- Không thuộc đối tượng theo quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật này
- Chuyên ngành: kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Không có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;
- Không phải là người quản lý công ty
- Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo Điều lệ công ty.
- Kiểm soát viên công ty đại chúng, doanh nghiệp nhà nước không được là người có quan hệ gia đình của người quản lý doanh nghiệp của công ty và công ty mẹ; người đại diện phần vốn của doanh nghiệp, người đại diện phần vốn nhà nước tại công ty mẹ và tại công ty.
- b) Vai trò của Ban kiểm soát (Điều 170 Luật doanh nghiệp 2020)
Thứ nhất, kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty, can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
Thứ hai, Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
Kiểm tra bất thường: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- c) Quyền hạn KSV (Điều 170, 171 LDN 2020)
Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.
Được cung cấp Tài liệu và thông tin cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị
Có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc
Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Kiểm soát viên hoặc Ban kiểm soát.
- d) Thù lao và lợi ích khác của thành viên Ban kiểm soát (Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2020)
Kiểm soát viên được trả tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông quyết định tổng mức tiền lương, thù lao, thưởng, lợi ích khác và ngân sách hoạt động hằng năm của Ban kiểm soát;
Kiểm soát viên được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập với mức hợp lý. Tổng mức thù lao và chi phí này không vượt quá tổng ngân sách hoạt động hằng năm của Ban kiểm soát đã được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông có quyết định khác;
Tiền lương và chi phí hoạt động của Ban kiểm soát được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, quy định khác của pháp luật có liên quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của công ty.
- e) Trách nhiệm của KSV: Điều 173 Luật doanh nghiệp 2020
Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.
Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty.
Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Trường hợp vi phạm quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 173 mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường thiệt hại đó. Thu nhập và lợi ích khác mà Kiểm soát viên có được do vi phạm phải hoàn trả cho công ty.
Trường hợp phát hiện có Kiểm soát viên vi phạm trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao thì phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và khắc phục hậu quả.
- f) Việc miễn nhiệm, bãi nhiệm BKS :
Thành viên Ban kiểm soát bị miễn nhiệm, bãi nhiệm trong các trường hợp sau đây:Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Kiểm soát viên, Có đơn từ chức và được chấp thuận;Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm Kiểm soát viên trong trường hợp sau đây:
+ Không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được phân công;
+ Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;
+ Vi phạm nhiều lần, vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của Kiểm soát viên theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty;
+ Trường hợp khác theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ việc phân tích các quy định pháp luật liên quan đến Ban kiểm soát trong công ty cổ phần cho thấy: Chế định Ban kiểm soát là một chế định quan tròn trong quản lý, điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay, trong doanh nghiệp cơ chế vận hành của Ban kiểm soát chưa rõ ràng chồng chéo nhiệm vụ, tốn kém chi phí quản lý doanh nghiệp. Mặt khác hoạt động của Ban kiểm soát vẫn chịu trách nhiệm và sự phân công công việc từ phía Ban lãnh đạo, vì vậy tính minh mạch, chuẩn sát, khách quan có được đảm bảo theo đúng nhiệm vụ trách nhiệm mà pháp luật quy định hay không.
Do đó, tính khả thi khi áp dụng triệt để bộ phận này cho các doanh nghiệp chưa thực sự cao.
Trên đây là một số phân tích của Công ty Luật Đỉnh Phong về Ban kiểm soát trong công ty cổ phần. Qúy khách có vấn đề cần tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ trực tiếp công ty hoặc qua đường dây nóng 0915 775 833 để được hỗ trợ một cách tốt nhất.
Trân trọng,
Luật Đỉnh Phong
